Mapeamento de Processos

Uma empresa é feita de processos, repetitivos, replicáveis e escaláveis. Porém, quando essa organização vive um período de alto crescimento, a velocidade de mudança de times, processos, prioridades e frentes de trabalho é tão grande que eles
costumam existir apenas na cabeça dos colaboradores. No momento em que um deles vai embora, vão-se embora também os processos que nunca ficaram documentados.

Além disso, se os processos são intuitivos, criados uma vez e repetidos porque “sempre foi assim”, eles fazem o empreendedor
perder: Tempo, Talentos, Produtividade, Lucratividade, Competitividade.

Sintomas de que estamos com problemas de processos:
1. Excesso de retrabalho
2. Alto índice de falha na produção ou nas entregas
3. Clientes reclamam da qualidade do produto ou do serviço
4. Alto nível de desperdício de tempo ou recursos
5. Profissionais estão estressados
6. O trabalho é duplicado, ou acaba não sendo feito
7. Ninguém sabe de quem é a responsabilidade por determinada tarefa
8. Os prazos não são cumpridos
9. Excesso de comunicação, mas pouco alinhamento
10. Aumentam os conflitos entre áreas
11. Muitas reuniões improdutivas fazem parte da agenda
12. Comunicação não estruturada (muitos canais como WhatsApp, E-mail, Slack, Messenger, Hangout, Slack)
13. Quando um colaborador sai de férias ou da empresa, as atividades dele são feitas de modo amador porque ele é o único que sabe como
fazer direito
14. Um novo colaborador depende muito dos outros para entender como tudo funciona.

Apontem os números aqui que cada um de vocês identificam que são os sintomas de problemas que enfrentamos.

Precisamos melhorar nossos processo identificando os processos-chave, aqueles que levantam bandeira vermelha se não funcionam bem. ‘
Normalmente, são relacionados a:

1. Proposta de valor da empresa. Ex: Qualidade do produto, velocidade do atendimento ou da entrega e disponibilidade do serviço;
2. Área essencial da empresa como Gestão de Soluções, Finanças, Marketing ou Vendas;
3. Têm um alto número de pessoas envolvidas, muitas vezes em várias áreas;
4. Afetam a continuidade de crescimento da empresa como o processo de recrutamento e seleção;
5. São repetitivos e feitos com alta frequência.

Precisamos redesenhar nossos Processos & Qualidade, para:
– Reduzir atrasos
– Reduzir retrabalho
– Reduzir taxa de erro
– Reduzir tempo de produção
– Aumentar satisfação dos cliente
– Aumentar produtividade da equipe
– Aumentar a satisfação das pessoas envolvidas

Planos de Ações:
Identificamos um problema proposto pelo Gerente da área, apoiado pela sua equipe ou identificado por eles mesmos;
O time terá que eleger um(a) líder que organiza as reuniões e um(a) secretário(a) que registra os aprendizados de cada reunião, podendo substituí-lo em caso de falta;
A organização deverá ser feita por um Comitê (3 membros) que avalia e aprova os temas, libera recursos, organiza a premiação e avaliação dos projetos, além de criar o regulamento e a filosofia do programa;
Os grupos têm meia hora por semana dentro do expediente de trabalho para se encontrarem e avançarem no mapeamento e redesenho do processo;
Todos os colaboradores terão acesso a vídeos sobre ferramentas de qualidade como: Análise de Causa e Efeito, Brainstorm, Diagrama de
Pareto, 5W2H e 5 Porquês;
A avaliação dos novos processos leva em conta criatividade, uso das ferramentas de qualidade, complexidade de desenvolvimento
e implementação, melhoria da qualidade e redução de custo;
Além de redesenhar o processo, o grupo precisa implementar e mensurar os resultados para apresentá-los ao final do programa.

Até aqui teremos que identificar os Processos mais críticos que temos hoje:
– Cobranças Financeiras, R&S, Geração das Propostas, Atualização diária dos sistema CRM, Marketing & Comunicação…
Na sua organização, qual o mais crítico que precisamos dar prioridade?

Para redesenhar os Processos, precisamos nos questionar:
– Qual etapa cria gargalos para as seguintes processos?
– Em qual etapa os custos aumentam ou a qualidade cai?
– Qual etapa exige mais tempo ou causa mais atrasos?
– Alguma etapa pode correr em paralelo, em vez de ocorrer
em sequência? e qual gera mais frustação para os clientes?
– Qual o mínimo de informação necessário para permitir que o processo flua? Podemos reduzir a quantidade exigida hoje?
– As informações e dados pedidos podem ser padronizados para simplificar os requerimentos e impedir repetições?
– Etapas analógicas podem ser digitais?
– Etapas manuais podem ser automatizadas com a ajuda de um software ou aplicativo?

Pense nisso e Vamo que Vamo!

Vamo aproveitar para se cadastrar Grátis no site Programa Gestão 360 EAD http://www.gestao360ead.com.br que você terá acesso a 4 vídeos explicando sobre nosso programa de educação corporativo a distância é ainda receberá 12 e-mails gratuitos com conteúdos bem interessantes sobre gestão empresarial e empreendedorismo.

Abraços,
Robson Campos .’. Gestão 360
Palestrante l Consultor l Professor
Facebook.com/gestao360ead
Curta, comente e compartilhe!

Anúncios

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

w

Conectando a %s