Plano de Ação 5W2H

5W2H: o que é e como usar essa ferramenta no meu negócio?

Desenvolver um projeto exige mais do que uma ideia bem consolidada, um time motivado e recursos disponíveis. Para colocar em prática, é essencial ter planejamento, cuidado e objetividade. E como conseguir isso?

A resposta está na ferramenta 5W2H.
A utilização do 5W2H é a melhor opção para trazer mais praticidade e organização ao processo de tomada de decisão nos projetos.
O 5W2H nada mais é que um checklist de atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla corresponde a sete diretrizes capazes de eliminar quaisquer dúvidas que podem surgir no desenrolar de um processo ou atividade.

Entenda:
• What (O que será feito?) – Indica o que será realizado – objetivo, meta ou tarefa a cumprir.
• Why? (Por que será feito?) – Esse ponto é a justificativa do projeto. O gestor precisa reunir as razões que levaram a proposição do que será feito.
• Where? (Onde será feito?) – Indica o local ou setor no qual o projeto será realizado.
• When? (Quando?) – Esse ponto corresponde a indicação dos prazos para que o seu projeto seja resolvido. Se a produção envolver etapas, é importante estabelecer prazos para a realização de cada uma delas.
• Who? (Por quem será feito?) – Nesse item o gestor deve responder quem fará o quê, ou seja, definir os responsáveis pelo cumprimento de cada etapa do projeto.
• How (Como será feito?) – Defina as ações que serão desenvolvidas para o alcance do seu projeto.
• How much (Quanto vai custar?) – A etapa final do 5W2H é a análise do caixa, ou seja, o planejamento de quanto será gasto.

Quando aplicar o 5W2H na realidade da minha empresa?
O 5W2H ajuda muito na execução e no controle dos projetos da sua empresa. Isso auxilia na economia de tempo e recursos, afinal, as respostas da ferramenta sanam dúvidas e abrem caminho para a produtividade.
Com o 5W2H, é muito mais fácil atribuir as atividades de cada colaborador da empresa.
A ferramenta é útil para diversas situações, desde o lançamento de um novo produto ou serviço até a redução de custos administrativos, por exemplo.

Separamos alguns exemplos recorrentes de uso da metodologia 5W2H:
• Elaboração de um novo planejamento estratégico empresarial;
• Aumento da carteira de clientes da organização;
• Manutenção de máquinas da empresa;
• Organização do processo de recrutamento de novos colaboradores;
• Planejamento de mídias sociais;
• Plano de redução de custos de uma empresa;

Como utilizar o 5W2H?
O primeiro passo para utilizar a metodologia 5W2H é óbvio: responder às sete perguntas.
Respondidas as questões, o próximo passo é elaborar uma tabela explicativa sobre o que foi planejado.
Aplicar o 5W2H não é uma tarefa difícil. O trabalho, muitas vezes, está em encontrar as soluções exatas para os desafios propostos.
Um ponto de atenção muito importante na hora de adotar o 5W2H é o envolvimento da equipe.
O gestor precisa entender a perspectiva da equipe sobre a viabilidade de um projeto. Em cada uma das etapas do 5W2H, os colaboradores têm forte participação.
Portanto é fundamental expor a ferramenta 5W2H para todos que trabalham na empresa e estão envolvidos no projeto, justificando a utilização.

Esta é uma ferramenta muito simples, mas que tem alta eficácia na criação de planos de ação para qualquer atividade ou projeto.

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